Fortlaufende Rechnungsnummer bei Rechtsgrundlagen
(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden.Jedem Geschäftsfall muss ein Beleg oder Kassenbon zugrunde liegen, der folgende Inhalte für seine Richtigkeit ausweisen muss: Eindeutige Beleg- oder Rechnungsnummer.Sammle zunächst einmal alle Belege, die das Steuerbüro für die Kontierung und Buchung benötigt. Dazu gehören deine Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und die Kontoauszüge. Um dir die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern, kannst du die Belege direkt digitalisieren.
Ist die belegnummer das gleiche wie die Rechnungsnummer : Im Kontext des Umsatzsteuergesetzes, dem UStG, kannst du diese Belegnummer dann automatisch als Rechnungsnummer betrachten. Deine Kunden müssen dementsprechend eine Rechnung von dir akzeptieren und begleichen, wenn auf der Rechnung nur die Belegnummer vermerkt ist. Dies ist rein rechtlich völlig korrekt.
Wie müssen Rechnungen nummeriert sein
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen auf ihren Rechnungen eine Rechnungsnummer ausweisen. Die einzige verpflichtende Bedingung: Diese Nummer muss „fortlaufend“ sein und die Rechnung eindeutig identifizieren. Wird die Bedingung nicht erfüllt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Wie Quittungen nummerieren : So gestaltest du deine Rechnungsnummer möglichst einfach
Die einfachste Möglichkeit dafür ist tatsächlich die einfache fortlaufende Nummerierung. Du fängst bei 1 oder einer beliebigen anderen Nummer an und gibst jeder neuen Rechnung die aktuelle Rechnungsnummer +1. Zum Beispiel: 1, 2, 3, … oder 364, 365, 366…
Belege haben in der Buchhaltung eine wichtige Bedeutung, da sie alle Geschäftsvorfälle dokumentieren. Im HGB ist die Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen verankert. Dadurch kann bei einer Betriebsprüfung die korrekte Buchführung geprüft werden. Die Belege dienen dann gewissermaßen als Buchungsnachweis.
Eine Belegnummer ist zwingend einzugeben, sie kann sich aus einer maximal 24-stelligen Ziffern-Buchstaben-Kombination (alphanumerisch) zusammensetzen. Beim Aufrufen der Buchungsmaske wird automatisch die zuletzt verwendete Belegnummer vorgeschlagen.
Wie Rechnungen sortieren für Steuerberater
So kann dir dein Steuerberater auch empfehlen, deine Belege in sogenannten „Buchungskreisen“ oder „Belegkreisen“ zu ordnen. Merke: Je unordentlicher du deine Belege in deinem Steuerberaterbüro abgibst, umso höher wird die Rechnung, die du von dort erhältst!Mindestbestandteile: Was muss ein Beleg enthalten
- Datum und Beschreibung des Geschäftsvorfalls.
- Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens.
- Rechnungsnummer.
- Belegnummer (Vergabe der Nummer durch eigene Buchhaltung)
- Gesamtbetrag und Einzelauflistung*
- Steuersatz für Rechnungen und Quittungen.
Rechnungsnummer wurde aus Versehen doppelt vergeben
Wurden die falschen Rechnungen bereits versandt, so sollten Sie den Empfänger unmittelbar über den Fehler informieren und ihm danach eine Stornorechnung sowie eine korrekte Rechnung mit einer dann einmaligen Rechnungsnummer zusenden.
Die Rechnungsnummer könnte beispielsweise wie folgt aussehen: RG-2023-001. Hier steht "RG" für Rechnung, gefolgt vom Jahr der Ausstellung (2023) und der fortlaufenden Nummer (001). Die Vergabe muss zwingend lückenlos erfolgen.
Was ist die fortlaufende Nummer : (10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden.
Wie muss ein Buchungsbeleg aussehen : Jeder Buchungsbeleg ist mit einer eindeutigen Belegnummer zu versehen. Die Nummerierung kann in verschiedenen Nummernkreisen erfolgen, muss aber fortlaufend und vollständig sein. So ist es durchaus üblich, Buchstaben, Ziffern und Datumsangaben in der Belegnummer zu kombinieren.
Wie muss eine fortlaufende Rechnungsnummer aussehen
Beispielsweise kannst du für das Jahr 2021 mit der Rechnungsnummer 2021001, 21001 oder 2021/001 beginnen und die Nummer am Ende der Kennung mit jeder neuen Rechnung fortlaufen lassen. Im Jahr 2022 beginnst du dann einfach mit Rechnungsnummer 2022001, 22001 oder 2022/001.
Die Kontoauszüge legen Sie sortiert nach Auszugsnummern ab, dadurch sind sie automatisch nach dem Datum sortiert. Der erste Kontoauszug sollte ganz unten, der letzte obenauf liegen. Hat das Unternehmen mehrere Bankkonten, müssen Sie zunächst die Kontoaus- züge nach Bankkontonummern sortieren.Kontoauszüge Bank
Kontoauszüge vollständig und chronologisch geordnet. Hinter dem jeweiligen Kontoauszug den dazugehörigen Beleg (Rechnung oder Eigenbeleg) abheften. Laufend wiederkehrende Positionen wie z.B. Miete bleiben frei, bitte nicht monatlich den Mietvertrag kopieren und einheften.
Welche Belege erkennt das Finanzamt an : Je detaillierter später die Aufzeichnungen für Ihre Steuererklärung sind, desto eher erkennt das Finanzamt einzelne Aufwendungen an – auch wenn Sie mal keinen Beleg vorlegen können. Belege sind zum einen Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine, Fahrkarten etc.