Es empfiehlt sich, grundsätzlich mehrere verschiedene Kopien der archivierten Daten anzufertigen. Dies sorgt für zusätzliche Sicherheit und verringert die Ausfallwahrscheinlichkeit. Als Faustregel empfehlen sich drei Kopien: eine Arbeitskopie, ein Backup sowie ein Backup des Backups.Sie sollten die Unterlagen an einem Ort aufbewahren, an dem sie vor Feuchtigkeit, Feuer, Staub usw. geschützt sind. Legen Sie Ordner oder Ringbücher mit Dokumenten immer in Archivboxen oder Containern ab, wo sie vor Beschädigungen geschützt sind.Akten archivieren können Sie in Regalen, in staubigen Archiven, in einem externen Aktenlager oder Sie lassen Ihre Akten bei einem Scandienstleister digitalisieren.. Die digitale Aktenarchivierung ist sicherlich die modernste und vorteilhafteste Methode Ordner und Akten zu archivieren.
Welches Medium für Langzeitarchivierung : Spezielles Archivpapier nach DIN ISO 9796 garantiert bei korrekter Lagergerung eine Haltbarkeit von mindestens 200 Jahre und ist daher bestens für die Langzeitarchivierung geeignet.
Was ist das sicherste Speichermedium
Welches Speichermedium ist das sicherste Am sichersten ist tatsächlich die externe Festplatte. Sie eignet sich auch zum Speichern sehr großer Fotosammlungen. Zudem können verloren gegangene Daten auch leichter wieder hergestellt werden.
Wo speichert man am besten seine Daten : Das richtige Speichermedium für die Datensicherung wählen
Als Speichermedium für ein Backup kannst Du externe Festplatten, DVDs, CDs oder USB-Sticks verwenden. Egal, welches Medium Du bevorzugst, achte auf Qualität. Bei der Datensicherung solltest du nicht sparen, sondern bewährte Markenprodukte wählen.
Die einfachste und sicherste Methode ist jedoch die Cloud-Technologie. Cloud-Speicher-Anbieter wie Dropbox schützen Ihre Dateien und erleichtern Ihnen gleichzeitig das Bearbeiten, Teilen und Zusammenarbeiten an diesen Dateien.
8. ABC der Aufbewahrungsfristen
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
|---|---|
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege | 6 10 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
Welches Programm für Archivierung
Spitzenreiter der Dokumentenarchivierung: ELO-Office, Archivista und PaperOffice. ELO-Office, Archivista und PaperOffice sind ideal geeignet, um Dokumente digital zu archivieren. Mit allen drei Programmen können Sie Dokumente einscannen und passwortgeschützt speichern.Die Aufbewahrung von Unterlagen ist Pflicht für Unternehmen und in einer Reihe von Gesetzen verankert. Je nach Dokumententyp gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren.Bei den optischen, gepressten Speichermedien ist die DVD (Abkürzung von Digital Versatile Disc englisch für digitale vielseitige Scheibe) mit vermuteten 100 Jahren Haltbarkeit das langlebigste Medium.
Haltbarkeit von USB-Sticks und SD-Karten
USB-Sticks und SD-Karten halten in der Regel ca. 10 Jahre oder länger. Datenträger, die lediglich zur Archivierung von digitalen Bildern genutzt werden, sind besonders langlebig. Je seltener die Daten auf dem Stick überschrieben werden, desto länger hält er.
Welcher Speicher hält am längsten : Eine Übersicht: Haltbarkeit der Speichermedien
| Medium | Haltbarkeit |
|---|---|
| Gebrannte DVDs | 10-30 Jahre |
| NAND-Flash-Speicher | |
| USB-Stick, SD-Karte | 10-30 Jahre |
| Cloud-Speicher | Theoretisch unbegrenzt, von Anbieter abhängig |
Wo werden Daten langfristig gespeichert : Zwei der heute am häufigsten verwendeten Speicherlösungen sind NAS (Network Attached Storage) und Public Cloud Speicher. Ein NAS besteht aus mehreren Festplatten, die über LAN-Verbindung direkt ans Unternehmensnetz angebunden werden. Die Speicherkapazitäten der Festplatten werden zusammengeführt und zentral verwaltet.
Welche Speichermedien halten am längsten
Haltbarkeit von Speichermedien – Eine Zusammenfassung
| Medium | Haltbarkeit |
|---|---|
| USB-Stick | 10 – 30 Jahre |
| SD-Karte | 10 – 30 Jahre |
| Festplatten | |
| HDD-Festplatten | 3 – 5 Jahre |
Welche Dokumente können digital archiviert werden
- Eingangspost.
- Ausgangsrechnung.
- Lieferscheine.
- Verträge.
- Aufträge.
- Belege.
- E-Mails.
Geschäftsunterlagen, die zur Berechnung der Eigennutzung von unbeweglichen Gegenständen (Immobilien) benötigt werden, müssen 20 Jahre aufbewahrt werden. Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt gemäß Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) eine fünfjährige Aufbewahrungspflicht.
Welche Dokumente 10 Jahre aufbewahren : 8. ABC der Aufbewahrungsfristen
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
|---|---|
| Exportunterlagen | 10 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Frachtbriefe | 6 |