Unter einem digitalen Archiv (auch Datenarchiv) versteht man in der Regel ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.Was sind Chancen der digitalen Archivierung
| Vorteile der Digitalen Archivierung | Nachteile der Digitalen Archivierung |
|---|---|
| Platzersparnis: Durch die Eliminierung physischer Dokumente wird wertvoller Platz gespart. | Sicherheitsrisiken: Digitale Daten können anfällig für Cyberangriffe und Datenverlust sein. |
Der Zweck ist, Informationen und Daten langfristig aufzubewahren und zu schützen. Das Ziel ist es, deren Zugänglichkeit und Verwendung im Laufe der Zeit zu gewährleisten. Das kann physische oder digitale Informationen umfassen. Die Archivierung spielt eine wichtige Rolle in vielen Branchen und Bereichen.
Was darf digital archiviert werden : Was darf digital archiviert werden Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form, wie den GoBD, der DSGVO und dem GeschGehG, dürfen grundsätzlich alle geschäftsrelevanten Dokumente und Unterlagen digitalisiert und archiviert werden.
Wie funktioniert digitale Archivierung
Wie funktioniert die digitale Archivierung von Dokumenten Digitale oder digitalisierte Dokumente werden mit Metadaten versehen und in einem digitalen Archivsystem im Originalzustand gespeichert. Die Archivierungssoftware unterstützt bei der Sortierung und Ablage der Daten und Dokumente durch Automatisierungen.
Warum ist ein Archiv wichtig : Die Archive arbeiten daran, um die Authentizität elektronischer Dokumente auf Dauer zu bewahren. Wohin der Weg auch führen mag: Archive werden auch weiterhin zuverlässig Sorge tragen, dass die bei ihnen verwahrten Dokumente unverfälscht erhalten bleiben.
Die Digitalisierung sorgt nicht nur für eine Verbesserung der internen Abläufe, sondern hat auch den Vorteil, neue Geschäftschancen zu eröffnen. Beispielsweise können Sie analoge Produkte um zusätzliche digitale Eigenschaften oder Services ergänzen, um ihrer Kundschaft einen Mehrwert zu bieten.
Nachteile der elektronischen Archivierung
- da die Speichermedien nur eine begrenzte Lebensdauer bzw.
- elektronische Archive – vor allem wenn sie in eine Netzwerkumgebung eingebunden sind – schwieriger gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen als klassische Archive,
Warum archiviert man Daten
Das Archivieren von Dateien, E-Mail-Nachrichten und Datenbankeinträgen gibt Speicherplatz frei, ohne dass Organisationen riskieren, gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen oder wertvolle Informationen zu verlieren, die zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal benötigt werden.Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!Ausnahmslos alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen revisionssicher, also in digitalen Archivsystemen, archivieren.
Was bedeutet archivieren Archivieren bezeichnet grundsätzlich die systematische und kontrollierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Die Archivierung gilt als elementarer Bestandteil der Büroorganisation und umfasst eine zeitlich uneingeschränkte Erhaltung und Benutzung des Archivguts (auch: Archivale).
Was ist der Sinn der Digitalisierung : Über den Sinn von Digitalisierung wurde bereits viel gesprochen. Um nur zwei elementare Punkte zu nennen: mehr Automatisierung, weniger Personalkosten. Oder wirtschaftlich ausgedrückt: Weniger Arbeit, mehr Gewinn.
Was ist positiv an Digitalisierung : Das Wichtigste zusammengefasst. Durch die Digitalisierung werden Unternehmen effizienter und sparen Kosten. Die Fehlerquote sinkt, weil menschliche Fehlerquellen ausgeschlossen werden. Außerdem steigt die Nutzerakzeptanz, da Kunden heutzutage erwarten, dass sie Dienste und Produkte online abrufen können.
Welche Unterlagen dürfen nicht ausschließlich digital archiviert werden
So bewahren Sie Ihre Dokumente sicher auf
Wichtige Dokumente können in Papierform und digital aufbewahrt werden. Nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und verschiedenen Zolldokumente müssen zwingend im Original aufbewahrt werden. Alle übrigen Dokumente können digital archiviert werden.
Es ist empfehlenswert, die wichtigsten Dokumente zunächst im Original, also in Papierform aufzubewahren. Dazu gehören befristete Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben. Auch Arbeitsverträge mit nachträglichem Konkurrenzverbot sollten im Original aufbewahrt werden.Welche Anforderungen gibt es an eine GoBD-konforme Archivierung
- Ordnungsmäßigkeit. Eine gewisse Ordnung ist auch bei der GoBD-konformen Archivierung speziell für Betriebs- und Wirtschaftsprüfer Voraussetzung für eine schnelle Orientierung.
- Nachvollziehbarkeit.
- Lückenlosigkeit.
- Richtigkeit.
- Rechtzeitigkeit.
- Dokumentation.
Was sind die Vorteile der Digitalisierung : Die größten Vorteile der Digitalisierung
- Automatisierung und Vereinfachung der Geschäftsprozesse.
- Erweiterung des eigenen Angebots.
- Schneller Wissenstransfer und effektivere Zusammenarbeit.
- Effektivere Werbemaßnahmen.
- Mehr Flexibilität durch andere digitale Anbieter.